RECURSOS INTERNOS Y EXTERNOS EN LOS PROYECTOS INFORMÁTICOS Y TELEMÁTICOS

^1PJosé María Torralba Martínez

¹Departamento de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad

Universidad Politécnica de Valencia

RESUMEN

Se utiliza la división de los recursos de un proyecto según su origen, en internos y externos, para estructurar el presupuesto completo del proyecto informático y telemático en diversos presupuestos parciales, que deben ser considerados a efectos de determinar la viabilidad del proyecto.

1. INTRODUCCIÓN.

Los proyectos informáticos y telemáticos, al igual que otros tipos de proyectos (diseño de producto, mejora de procesos, etc.), pueden diseñarse y ejecutarse, en todo o en parte, utilizando los servicios de proyectistas, desarrolladores y proveedores que pueden pertenecer:

• a la organización promotora
• a organizaciones externas

lo que debe ser considerado a efectos de determinar los recursos, calcular los costes, establecer los presupuestos y evaluar los proyectos, lo que es planteado en la comunicación.

1.1 Objeto.

El objeto general de esta comunicación es estructurar el presupuesto completo del proyecto informático y telemático en diversos presupuestos parciales considerando el origen externo o interno de los recursos, lo que se debe tener en cuenta a efectos de la determinar la viabilidad.

1.2 Terminología.

Como los proyectos informáticos y telemáticos de pequeño tamaño son usualmente diseñados y ejecutados (desarrollados) por la misma organización externa (empresa de desarrollo de software y sistemas, despacho profesional, consultora, etc.), se utilizará para denominarla el término proyectista-desarrollador, proveedor, etc.

1. RECURSOS INTERNOS Y EXTERNOS PARA LOS PROYECTOS.

En un proyecto y en su ejecución hay que aportar una serie de recursos cuya valoración da lugar a lo que podemos denominar Presupuesto Completo y comprende todos los recursos que se necesitan.

Este presupuesto completo es en principio, el que se debe considerar para determinar la viabilidad financiera y la económica o social, de ahí el interés que tiene conocerlo.

Sin embargo, en un proyecto, los recursos pueden ser aportados por distintos participantes, como los siguientes:

• Proyectista-desarrollador
• Promotor

Y en el caso del promotor, éste puede proceder:

• Aportándolos él directamente
• El promotor se encarga de contratar directamente con los proveedores que desee.

Por ello, se pueden distinguir en el conjunto de recursos los tipos indicados, que al ser valorados para calcular el presupuesto, pueden presentarse separadamente, lo que daría lugar a los siguientes presupuestos parciales:

• Presupuesto parcial de lo que aporta directamente el promotor
• Presupuesto parcial de lo que contrata directamente el promotor
• Presupuesto parcial de lo que aporta el proyectista-desarrollador (Presupuesto para el proyectista-desarrollador)
• Presupuesto completo (de todos los aportantes de recursos).

Figura 1: División del presupuesto completo según el origen externo o interno de los recursos.

Esta división del presupuesto, se puede combinar con otras, como la separación del presupuesto del diseño, por un lado, y el presupuesto de la ejecución o desarrollo del proyecto, por otro.

1. Presupuesto de los recursos que aporta directamente el promotor.

El proyectista debe identificar, describir (especificar), medir, valorar y acumular los valores de aquellos recursos que aporte directamente el promotor, aunque no los tendrá que aportar el proyectista-desarrollador, por lo que no figurarán en el presupuesto de lo que aporta el proyectista-desarrollador (que denominamos Presupuesto para el proyectista-desarrollador) que se trata en el epígrafe 4.2.

En un proyecto informático o telemático, el promotor puede aportar personal propio, para ejecución o para dirección del proyecto, etc. y otros recursos, y todos deben ser valorados y figurar en el correspondiente presupuesto parcial.

 

2. Presupuesto de loS RECURSOS que se contratan externamente.

4.1 Presupuesto de lo que contrata directamente el promotor.

El promotor puede encargarse de contratar directamente con los proveedores que desee, distintos del que está elaborando el proyecto si es el caso, determinados recursos necesarios para el proyecto. El proyectista, interno o externo, debe identificar, describir (especificar), medir, valorar y acumular aquellos recursos que contrate directamente el promotor, por su cuenta. Aunque no los tendrá que aportar el proyectista-desarrollador externo, y por ello no figurarán en el Presupuesto para el proyectista-desarrollador externo. Una posibilidad es que contrate bajo la fórmula de outsourcing, que es bien conocida.

Por ejemplo, en un proyecto informático o telemático, puede ser que el promotor decida que ciertos elementos hardware, dada su estandarización, sean contratados por él directamente a los proveedores que considere más conveniente.

Denominamos Presupuesto para el proyectista-desarrollador al que recoge aquellos recursos que se compromete a aportar el proyectista-desarrollador, asumiendo la responsabilidad de su adecuada provisión. No incluye, por lo tanto, los presupuestos ya referidos:

• Presupuesto parcial de lo que aporta directamente el promotor
• Presupuesto parcial de lo que contrata directamente el promotor.

En proyectos grandes puede ser que haya varios proyectistas-desarrolladores independientes, de forma que cada uno presentaría su presupuesto (de los que denominamos para el proyectista-desarrollador). En este caso habría que identificar a cada uno de los proyectistas-desarrolladores (proyectista-desarrollador i, i=1, 2, 3,…) y su presupuesto (presupuesto para el proyectista-desarrollador i=1, 2, 3,…). Cabría también que alguno fuera el proyectista principal.

1. Presupuesto de subcontrataciones por cuenta del proyectista.

Hoy en día, es frecuente que se subcontraten determinadas partes de un proyecto porque le convenga al proyectista-desarrollador (y que el promotor esté de acuerdo), por lo que parte del presupuesto para el proyectista-desarrollador corresponde a la valoración que atribuye a las actividades de los subcontratistas. Puede considerarse, por lo tanto, que dentro del Presupuesto para el proyectista-desarrollador se pueden distinguir dos partes, que muestra la figura 2.

Subcontratado

No subcontratado

Figura 2: División del Presupuesto para el proyectista-desarrollador considerando la subcontratación.

2. Presupuesto completo de todos los aportantes de recursos.

Para que el proyecto se ejecute, se necesita del concurso de todos los recursos referidos en los tres tipos de presupuestos indicados:

• Presupuesto parcial de lo que aporta directamente el promotor
• Presupuesto parcial de lo que contrata directamente el promotor
• Presupuesto parcial para el proyectista-desarrollador

de forma que a la suma de estos tres se le puede denominar Presupuesto completo de todos los aportantes de recursos.

En el cuadro 1 pueden verse las divisiones del presupuesto que surgen como consecuencia del criterio considerado: el origen interno o externo de los recursos.

Cuadro 1: Algunas divisiones del Presupuesto según el origen de los recursos.

Es posible que existan en el proyecto recursos que son subvencionados según alguna de las modalidades:

• subvenciones en capital
• subvenciones a la explotación

que habría que considerarlos, dada su influencia el el flujo de caja y la viabilidad del proyecto.

1. EL CASO DE LOS PROYECTOS REALIZADOS PARA LA PROPIA ORGANIZACIÓN.

Las organizaciones pueden realizar proyectos para sí mismos y ejecutarlos por ellos mismos, incluso en su totalidad, en cuyo caso la figura del proyectista externo no existiría. En este caso, los tipos de presupuesto que proceden, son los siguientes:

• Presupuesto parcial de lo que aporta directamente la organización.
• Presupuesto parcial de lo que contrata directamente la organización.
• Presupuesto completo.

1. CONCLUSIÓN

La consideración del origen, interno o externo, de los recursos de un proyecto, permite distinguir diversos tipos de presupuestos parciales, que estructuran el presupuesto completo del proyecto. Estos tipos de presupuestos deben ser tenidos en cuenta a los efectos de calcular la viabilidad.

Reconocimientos. José Manuel Santaúrsula Sala y Martín Darío Arango han realizado una importante colaboración en la comunicación.

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CORRESPONDENCIA: José Mª. Torralba Martínez, Universidad Politécnica de Valencia - Escuela y Facultad Informática, Campus de Camino Vera, 46.071 Valencia, e-mail:jtorral@omp.upv.es Tel. 96.387.76.88-0; 96.387.70.07 Ext.6880 y 6800 Fax 96.387.72.19