TIPOLOGÍA DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Y TELEMÁTICOS

^1PJosé Mª. Torralba, ¹Manuel Rodenes, ¹José Manuel Santaúrsula, ²Ricardo Ferrer

¹Departamento de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad

²Departamento de Proyectos de Ingeniería

Universidad Politécnica de Valencia

RESUMEN

Se consideran tres de los posibles criterios para estructurar los presupuestos de los proyectos informáticos y los telemáticos : 1) etapas del ciclo de vida a las que se refieren, 2) adquisición de la propiedad frente al derecho al uso, y 3) perspectiva del proveedor frente a la del cliente, que deben ser considerados a efectos de determinar la viabilidad del proyecto.

1. INTRODUCCIÓN.

Los presupuestos de los proyectos informáticos y los telemáticos, pueden ser considerados desde distintas perspectivas, lo que recomienda aproximarse a una tipología de los mismos. Este tema se viene tratando en este Congreso (M. Serer, 1999; M. Barrasa, 1999), muestra del interés que representa. M. Barrasa presenta una tipología según los criterios: a) Grado de detalle, b) Objetivo, c)Forma de ejecución, y d) Por el proceso de contratación.

1.1 Objeto.

El objeto general de esta comunicación es estructurar el presupuesto del proyecto informático y telemático en diversos presupuestos parciales considerando tres de los posibles criterios, lo que se debe tener en cuenta a efectos de determinar la viabilidad.

1.2 Terminología.

Como los proyectos informáticos y telemáticos de pequeño tamaño son usualmente diseñados y ejecutados (desarrollados) por la misma organización externa (empresa de desarrollo de software y sistemas, despacho profesional, consultora, etc.), se utilizará para denominarla el término proyectista-desarrollador, proveedor, etc.

 

2. CRITERIOS PARA CLASIFICAR LOS PRESUPUESTOS.

Pueden aparecer en el presupuesto determinadas partes que conviene separarlas para que su presentación sea más clara. Para ello, vamos a considerar los siguientes criterios que darán lugar a divisiones del presupuesto:

- Etapas del ciclo de vida a las que se refiere el presupuesto

- Adquisición de la propiedad frente al derecho al uso de los elementos del proyecto

- Perspectiva del proveedor o del cliente

- Quién aporta los recursos técnicos y de gestión necesarios para el proyecto (la clasificación del presupuesto según este criterio se trata en otra comunicación).

 

3. DIVISIÓN DEL PRESUPUESTO BASADA EN LAS Etapas del ciclo de vida a las que se refiere.

Como se conoce, hay muchos ciclos de vida en proyectos informáticos y telemáticos, pero nos interesa ahora la división de la vida de un proyecto, su ejecución y explotación en las siguientes fases (E. Gómez-Senent, 2000): 1) Proyecto, que también se denomina Diseño (en sentido amplio), 2) Ejecución, 3) Explotación, 4) Mantenimiento, 5) Desactivación.

M. Serer (1999) define seis presupuestos del proyecto de ingeniería en general atendiendo a este criterio.

El Presupuesto del proyecto puede referirse a determinadas etapas, fases o procesos del ciclo de vida, lo que da lugar a divisiones del presupuesto, de forma que tienen interés, entre otras, las siguientes: 1) Presupuesto del proyecto o diseño (diseño en sentido amplio, que comprende el análisis y el diseño en sentido estricto), 2) Presupuesto de la ejecución del proyecto, 3) Presupuesto de la explotación del producto, 4) Presupuesto del mantenimiento, etc.

Además, el presupuesto puede referirse a varias de las fases indicadas.

Los presupuestos de explotación y de mantenimiento suelen referirse a un período temporal, por ejemplo un año.

Normalmente, cuando se habla de presupuesto de un pequeño proyecto informático, se refiere al presupuesto del proyecto o diseño (entendido diseño en sentido amplio) y de la ejecución. Sin embargo, en otras profesiones, suele referirse a la ejecución, pero se separa el presupuesto del proyecto o diseño del de la ejecución.

Aunque el presupuesto de un pequeño proyecto informático suele incluir el del proyecto o diseño y el de ejecución, no siempre se separa uno de otro.

A la suma de los presupuestos de diseño y de ejecución puede denominarse presupuesto de creación, para distinguirlo del que será necesario para su explotación (presupuesto de explotación) y su mantenimiento (presupuesto de mantenimiento).

En ocasiones, se realizan proyectos de algunas de las fases o procesos solamente, por ejemplo: 1) Plan de sistemas, 2) Análisis, 3) Diseño (en sentido restringido); pudiéndose hablar también de: 1) Presupuesto del plan de sistemas, 2) Presupuesto del análisis, 3) Presupuesto del diseño (en sentido restringido), etc.

En el cuadro 1 pueden verse las divisiones del presupuesto que surgen como consecuencia del criterio aquí considerado.

1. El caso de los proyectos visados por colegio profesional.

Como se conoce, los proyectos que se realizan por profesionales colegiados, suelen distinguir: 1) El presupuesto del diseño del proyecto, 2) El presupuesto de la ejecución del proyecto.

El presupuesto del diseño suele ser facturado directamente por el colegio profesional al promotor del proyecto.

Cuadro 1.- Algunas divisiones del presupuesto del proyecto informático o telemático según el criterio de etapas del ciclo de vida.

1. DIVISIÓN DEL PRESUPUESTO BASADA EN la Adquisición de la propiedad frente al derecho al uso.

Como se conoce, la utilización de determinados elementos necesarios en un proyecto informático o telemático puede realizarse bajo distintas fórmulas: 1) En propiedad, 2) Sin adquirir la propiedad: 2.1) Leasing, 2.2) Alquiler (tradicional, renting,…), 2.3) Licencias de uso, etc.

Un caso especial lo representa el software del que se suelen adquirir licencias de uso. Por lo tanto, no todos los recursos de un proyecto son necesariamente propiedad del cliente u organización que utiliza el producto del proyecto.

Por lo indicado, deben separarse en el presupuesto los elementos que lo componen según la forma de utilización indicada, ya que dan lugar a diferencias importantes en la necesidad de dinero para ejecutar el proyecto, así como para la explotación.

Está división del presupuesto es de especial interés a efectos de calcular la viabilidad presupuestaria, ya que según la forma de utilización, la inversión a realizar es diferente, en cada uno de los años de vida del proyecto.

En el cuadro 2 pueden verse las divisiones del presupuesto que surgen como consecuencia del criterio aquí considerado.

Cuadro 2.- Algunas divisiones del presupuesto del proyecto informático o telemático según el criterio de propiedad frente a derecho al uso.

1. DIVISIÓN DEL PRESUPUESTO basada EN LA Perspectiva del proveedor frente a LA del cliente.

1. Perspectiva del proveedor.

El proveedor realiza el presupuesto y en primer lugar debe determinar los recursos económicos que tendría que aportar al proyecto del cliente y los costes en que incurriría, si finalmente el cliente le encargara el proyecto. Este presupuesto es el que denominamos presupuesto para el proveedor.

Este presupuesto para el proveedor no incluye los impuestos que gravan la compraventa y prestación de servicios, el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Sí que debe incluir el importe de las subcontrataciones que realizaría y que fueran bajo su responsabilidad. Este es el presupuesto que corresponde a la perspectiva del proveedor.

Sin embargo, el presupuesto para el proveedor no es el presupuesto que se comunica u ofertará al cliente. Para calcular el presupuesto para el cliente (que denominamos precio de oferta para el cliente) a partir del presupuesto para el proveedor, hay que tener en cuenta según la Contabilidad de gestión los siguientes aspectos:

• Hay que añadir el beneficio esperado por el proveedor
• Hay que considerar los impuestos que gravan la compraventa y prestación de servicios (IVA).

Por otro lado, es posible que el proveedor se plantee otros aspectos, en los que no se entra aquí, y que pueden influir en el importe del presupuesto para el cliente, como los siguientes:

• La posible reutilización de partes del proyecto y del producto resultado de su ejecución, en proyectos para clientes futuros
• La expectativa de ingresos y beneficios futuros si se realiza el mantenimiento
  - adaptativo, perfectivo y preventivo (R. S. Pressman, 1997) - del software.

Y además de considerar toda la problemática de determinación de precios de oferta que se encuadra en las políticas de precios, comercial y de empresa (E. C. Díez de Castro, 1999), que no se consideran aquí.

En el cuadro 3 se esquematiza el paso del presupuesto para el proveedor al precio de oferta del cliente.

DEL PRESUPUESTO PARA EL PROVEEDOR AL PRECIO DE OFERTA AL CLIENTE Partiendo del presupuesto para el proveedor, hay que … añadir: Beneficio esperado por el proveedor Impuestos que gravan la compraventa y prestación de servicios (IVA) Y CONSIDERAR EL EFECTO DE: Posibilidad de reutilización Expectativa de negocio si se realiza el mantenimiento Y TENER EN CUENTA Políticas de precios, comercial y de empresa… Todo lo anterior como paso previo para determinar el… PRECIO DE OFERTA AL CLIENTE.

Cuadro 3: Del presupuesto para el proveedor al precio de oferta al cliente.

Una vez que se conozca el precio de oferta para el cliente que le comunica el proveedor, este debe determinar lo que le costará el proyecto, que se compone de la suma de:

• Precio de oferta al cliente aceptado por este
• Presupuesto de lo que aporta directamente el cliente, según su valoración
• Presupuesto de lo que contrata directamente el cliente, según su valoración.

En el cuadro 4 pueden verse las divisiones del presupuesto que surgen como consecuencia del criterio aquí considerado.

Cuadro 4.- Algunas divisiones del presupuesto del proyecto informático o telemático según el criterio de perspectiva del proveedor frente a la del cliente.

Es posible que existan en el proyecto recursos que son subvencionados según alguna de las modalidades:

• subvenciones en capital
• subvenciones a la explotación

que habría que considerarlos, dada su influencia en el flujo de caja y la viabilidad del proyecto.

1. CONCLUSIÓN

Los tres criterios considerados permiten distinguir diversos tipos de presupuestos parciales, que estructuran el presupuesto completo del proyecto. Estos tipos de presupuestos deben ser tenidos en cuenta a los efectos de calcular la viabilidad.

Reconocimientos. Martín Darío Arango ha realizado una importante colaboración en la comunicación.

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CORRESPONDENCIA: José Mª. Torralba Martínez, Universidad Politécnica de Valencia - Escuela y Facultad Informática, Campus de Camino Vera, 46.071 Valencia, e-mail:jtorral@omp.upv.es Tel. 96.387.76.88-0; 96.387.70.07 Ext.6880 y 6800 Fax 96.387.72.19