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sistema de gestión
y control de proyectos, gespro.
Alejandro Bengoa p ,Fundación
Tekniker.
RESUMEN.
La fundación TEKNIKER,
centro privado de I+D, lleva más de 20 años desarrollando
su actividad en el área del I+D+I y desde los orígenes
ha ido definiendo y mejorando su propia metodología de
gestión y control de proyectos.
La metodología estructura
y formaliza todas las actividades administrativas y de planificación
y control a realizar en el ciclo completo de vida de un proyecto
de I+D.
Además, se presenta
la INTRANET GESPRO, desarrollada durante el año
2000 por el propio Tekniker y que soporta y automatiza esta
metodología de gestión y control de proyectos.
Este sistema no incluye gestión documental.
Tanto la metodología
como su correspondiente sistema informático de soporte
se han desarrollado desde un punto de vista muy pragmático,
primándose la sencillez de su uso para que permita una
ágil operativa en el día a día. Existen
otras metodologías y herramientas software más
sofisticadas que serán probablemente más completas,
pero a su vez más complejas.
Se enfatizan en esta comunicación
los aspectos que se han considerado como más innovadores
de este sistema de gestión y control de proyectos y que
son:
- la concepción de la herramienta
software de soporte en forma de Intranet Corporativa,
- el control de la actividad a nivel
de fases de proyectos y no del proyecto en su conjunto,
- la definición y cálculo
de los Indicadores de seguimiento de los proyectos
y
- el Mapa de conocimiento que, junto
con el Control de disponibilidad (carga de trabajo),
se emplea para asignar los recursos humanos a los proyectos.
Se presentan así
mismo los Informes de soporte a la toma de decisiones
más significativos que se han definido en el sistema.
Existe una versión demo del sistema
en http://gesprodemo.tekniker.es/
- REsumen del ciclo de VIDA DE UN PROYECTO
EN GESPRO.
A continuación
se resume las fases que soportan tanto la metodología
como la Intranet GESPRO. Posteriormente solo se tratarán
los aspectos considerados más innovadores.
Figura 1. Esquema general
de la vida de un proyecto en GESPRO.
- Introducción a la Intranet
GESPRO.
La metodología se
ha implementado en una intranet corporativa o lo que hoy en
día se ha dado en llamar un portal corporativo "Business
To Employee". Se trata sin duda de uno de los aspectos
más innovadores y a destacar en esta comunicación.
 
Figura 2. Arquitectura de
GESPRO.
Las ventajas de este tipo
de arquitectura son:
- Base de datos única, consistencia
de los datos.
- Acceso desde cualquier PC de la empresa
y/o del mundo. Todo lo que se necesita es una conexión
y un navegador.
- Vistas en función del role de
cada usuario.
- Actualización inmediata de la
información.
- Gestión y control de los proyectos
en "tiempo real".
- Escalabilidad. Disponibilidad inmediata
de las mejoras en el sistema.
- Generación automática de
todo tipo de informes.
- Especialmente útil para empresas
distribuidas geográficamente.
- Plan de desarrollo y recursos.
El director del proyecto
define el Gantt del proyecto (en fase de oferta o cuando se
recibe el pedido) en la forma de fases e hitos. Cada fases tiene
asignada:
- una fecha de comienzo y de fin,
- un conjunto de personas y horas de actividad
(control de cargas de trabajo y de actividad)
- un presupuesto de mano de obra, que se
calcula automáticamente con la asignación de
recursos humanos.
Los otros gastos (viajes,
fungibles, inversiones) se asocian al proyecto en su conjunto.
Esta planificación
se puede ir modificando con el tiempo y se deben de guardar
cada una de sus versiones por cuestiones de trazabilidad del
proyecto. Esta es la información básica contra
la que se realizará el seguimiento de proyectos así
como la planificación de la carga de trabajo del personal.
- control de ACTIVIDAD.
El control de actividades
junto con el avance de los proyectos son las dos funciones que
re-alimentan el sistema y permiten comparar lo planificado con
la realidad.
Todas la actividades realizadas
por el personal de la empresa se descargan a través de
GESPRO contra códigos productivos (proyectos) o no productivos
(realización de ofertas, comercial, formación,
administración...). En general el descargo de actividad
se debe de realizar al día siguiente. En esta metodología
se hace énfasis al hecho de descargar la actividad no
a los proyectos en general sino a las fases de dichos
proyectos en particular. Además de poder realizar un
seguimiento mucho más detallado del proyecto, disponer
de los gastos reales incurridos por fases es una información
de alto valor añadido como base para la realización
de nuevas ofertas.
Existen diferente formas
de realizar el control de actividad dependiendo de la filosofía
que cada empresa quiera emplear:
- descargar la actividad contra las horas
reales de presencia recogidas en el sistema de control de
presencia.
- dejar al criterio de los empleados la
estimación del número de horas trabajadas.
- control de la actividad en tiempo real.
Cada empleado, en su puesto de trabajo, activa un icono indicando
que a partir de ese momento está trabajando contra
un código productivo concreto (proyecto y fase del
proyecto). El sistema va registrando las horas de actividad
contra dicho código hasta que se cambie el código
de actividad. Se trata en sí mismo de un sistema de
control de presencia.
- Avance del proyecto.
El avance de los proyectos
es el VALOR que se ha generado hasta el día de hoy
en los proyectos en curso. Esta información es imprescindible
para poder realizar una contabilidad analítica.
Al final del periodo que
se haya establecido (por ejemplo cada mes) el director del
proyecto estima el grado de avance real de cada fase del proyecto
en %. El sistema convierte ese % en avance económico
(pesetas o euros).
Ejemplo: la fase de definición
de la arquitectura de un sistema software tiene una duración
de 4 meses y un presupuesto de 1,000.000 Ptas. Al final del
mes 2 (justo a la mitad) se debería de haber consumido
la mitad del presupuesto. El director del proyecto indica
un avance del 70%. Este avance en Ptas. sería de 700.000
Ptas.
- Indices de seguimiento.
Se trata de índices
adimensionales que permiten de una forma muy rápida
tener una idea de la marcha de un proyecto en cuanto a su
avance real, los gastos incurridos y el cumplimiento de fechas.
Se basan en tres parámetros. El gasto planificado a
la fecha, el gasto real incurrido a la fecha y el avance del
proyecto. Además tienen la gran ventaja de que estos
índices se pueden consolidar a distintos niveles
y tener una idea muy aproximada del estado real de todos los
proyectos de un área de la empresa, de todo un departamento
o de toda la empresa. Definidos los avances, el sistema calcula
automáticamente todos los índices. Estos son:
Índice de
consumo, IC: es el cociente entre el gasto real incurrido
a la fecha y el gasto planificado a dicha fecha.
IC = 1: el gasto es el planificado.
IC < 1: se está realizando menos
actividad (gasto) de la prevista.
IC > 1: se está realizando más
actividad de la prevista.
Índice de
eficiencia, IE: es el cociente entre el avance y el
gasto real a la fecha.
IE = 1: el proyecto está avanzando
en la misma medida que sus gastos.
IE < 1:. el proyecto está avanzando
menos que lo que corresponde a sus gastos.
IE > 1: el proyecto está avanzando
más que lo que corresponde a sus gastos.
Índice de
adelanto, IA: es el cociente entre el avance y el
gasto previsto.
IA = 1: El proyecto va
en fechas. Se están obteniendo resultados en el tiempo
planificado.
IA< 1: El proyecto
va retrasado. Hay menos resultados de los planificados
IA> 1: El proyecto
va adelantado. Hay más resultados de los planificados
Figura 3. Ejemplo de avances
y de índices de un proyecto a Febrero de 2001.
- MApa de capacidades .
Este concepto es susceptible
de una artículo por sí solo. Aquí se resumirá
para qué sirve y su relación con la gestión
y control de proyectos.
Los mapas de capacidades
son mapas vivos que representan la diversidad del conocimiento
y del know-how disponibles en una comunidad (empresa). Estos
mapas nos sirven para:
- Visualizar las competencias de las personas
y el capital intelectual de la organización.
- Identificar las competencias de las personas
de la organización, ver si éstas están
muy compartidas o no, detectar las competencias "sensibles".
- Adecuar la oferta de competencias por
parte de las personas y la demanda por parte de la organización.
- Detectar necesidades de formación
y planificarlas.
- Transmitir la experiencia.
Todas las personas de la
empresa deberían de tener asociado su mapa de capacidades.
El responsable de un proyecto
debe de definir las capacidades necesarias para llevar a cabo
el proyecto con éxito. Posteriormente asignará
personas al proyecto en función de sus capacidades (conocimientos
y aptitudes) y de su disponibilidad. El sistema chequea si la
asignación de personas en correcta. Esto es, que se han
asociado al proyecto las capacidades necesarias en base a personas
disponibles.
- Informes.
Son diferentes vistas y
organización de los datos existentes en el sistema como
soporte a la toma de decisiones. Son totalmente personalizables
a cada empresa y podrían ser por ejemplo:
- Cartera de pedidos por departamento y
por intervalo de fechas.
- Seguimiento de ofertas.
- Listados resumen de todos los proyecto
en curso.
- Lista de proyectos con "problemas".
(atrasos, gastos excesivos...)
- Lista de personas y actividad desarrollada
por fechas.
- Cargas de trabajo del personal.
- Otras funcionalidades.
Además, y por su
arquitectura de Intranet, GESPRO se puede completar con un conjunto
de funciones y utilidades de uso general en la empresa, ya que
todos sus empleados se conectan de forma regular con el sistema.
En el caso de Tekniker se han implementado las siguientes utilidades.
- Biblioteca.
- Reserva de recursos comunes (vehículos
de empresa, salas de reuniones, material audiovisual, teléfonos
móviles, ...)
- Base de datos de clientes.
- Conclusiones.
GESPRO es un sistema orientado
a empresas cuya actividad principal se articula alrededor
de proyectos.
Es un sistema fácil,
ágil, escalable. Emplea las más modernas Tecnologías
de la Información y de las Comunicaciones.
Es una herramienta que
permite simplificar los procedimientos de calidad y es un
gran soporte para su cumplimiento.
Gestiona (planifica y
controla) TODAS las actividades de una empresa orientada a
proyectos.
Gestiona las capacidades
y las cargas de trabajo de todo el personal, dando soporte
a la gestión de R.R.H.H.
Permite generar todo tipo
de informes, y gracias a los índices que maneja, resume
eficazmente el estado de los proyectos. Soporte importante
para la toma de decisiones.
- Correspondencia.
Alejandro Bengoa Gorosabel.
Director del departamento
de Ingeniería de producción y de la Información.
Fundación TEKNIKER.
http://www.tekniker.es
Avda. Otaola, 20. 20600
Eibar, Gipuzkoa.
Tel: 943 206744 Fax:
943 202757
e-mail: abengoa@tekniker.es
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