EVALUACIÓN DE UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS COMPETITIVOS: APLICACIÓN EN UN INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN

Hermenegildo Gil Gómez^{1, P}

Ernesto de los Reyes López¹²

1.-Universidad Politécnica de Valencia, Dpto de Organización de Empresas. INGENIO

2.- Universidad Politécnica de Valencia, Dpto de Proyectos de Ingeniería. INGENIO

1 RESUMEN

En el momento actual existe un creciente convencimiento de que el conocimiento constituye el principalun activo cada vez más importante ende todo tipo de organizaciones, y en particular en las empresas. De esta forma no es de extrañar que haya un progresivo interés por su gestión. Pero la situación se hace paradójica porque, aunque el conocimiento siempre ha sido necesario para el funcionamiento de las organizaciones y se ha utilizado y valorado, su gestión no es fácil en la práctica. El objetivo es usar un recurso, el conocimiento, de manera eficaz y eficiente. Para lograrlo hay que identificar el conocimiento útil para la competitividad actual y futura de la organización; conseguir su disponibilidad y favorecer su utilización. Estas tres funciones: -identificación, disposición y uso,- son especialmente críticas en la gestión de cualquier proyecto competitivo.

Existen en el mercado herramientas que facilitan la colaboración, comunicación y coordinación de grupos de trabajo. El trabajo analiza y evaluaevalúa estas herramientas como facilitadoras de las tres funciones comentadas anteriormente y como ayuda a la Gestión del Conocimiento práctico en el desarrollo de un Proyecto Competitivo. Entre ellas Lotus Notes recoge una amplia experiencia y prestaciones por lo que actualmente es una referencia en el mercado y su utilización es amplia en organizaciones grandes. La aplicación de esta herramienta se realiza en una institución de reciente creación orientada a la investigación de la innovación y la gestión del conocimiento, el Instituto de Gestión de la Innovación y el Conocimiento, INGENIO, instituto mixto de la Universidad Politécnica de Valencia y el Consejo Superior de Investigaciones Científicas.

2 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la gestión del conocimiento es esencial para el éxito organizacional. La internacionalización de la economía, unos tiempos de ciclo en constante aumento, el alza de Internet, las contingencias, el estrechamiento del margen de oportunidades comerciales…, todo esto contribuye a que el conocimiento sea materia prima de la máxima importancia [SAVA91], [DRUC94].

La Gestión del Conocimiento tiene éxito cuando se aprecia un claro aumento de la creación de valor de una empresa mediante la utilización de sus activos intangibles [DAVE94], [DAVE00].

El intercambio de información en una organización es un componente clave a la hora de mantener ventajas competitivas [PORT90]. La Gestión del Conocimiento define el proceso mediante el cual el capital intelectual es gestionado [GUELL00]. El "valor intelectual" en la organización podría ser agrupado en tres: el know-how de los empleados, es decir, los conocimientos que están en sus cabezas, el conjunto de conocimientos e información que una organización recibe de su entorno y un tercer conocimiento estructural que se encuentra dentro de la organización [BUEN98]. El arte de la gestión del conocimiento, fundamentalmente, reside en convertir, tanto como sea posible los dos primeros valores en el tercero que es, en definitiva, el conocimiento que se "queda" dentro del sistema organizacional, de tal manera que posibilita el acceso y la recuperación del mismo.facilitar el desarrollo y la utilización de estos tres tipos de capital.

En una reciente entrevista publicada en la sede de Lotus en Web, Larry Prusak, Director gerente de IBM Consulting Group, explicaba por qué las empresas necesitan la gestión del conocimiento para seguir siendo competitivos. "Las empresas han de adquirir primero los conocimientos y luego coordinarlos y aprovecharlos. Y han de aprender rápidamente."

3 EL PAPEL DE LA TECNOLOGÍA EN LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

"Conocimiento, información, tecnología, son fuentes directas de poder: ese es el cambio de paradigma del mundo", Manuel Castells, entrevista en el PAIS Semanal, febrero 2000.

Un efecto claro de la globalización es que el conocimiento reside en diferentes áreas. Si partimos del prerrequisito que la organización confía en la importancia del conocimiento estructural como generador de valor y pilar básico en su estrategia de actuación y que por tanto existe una cultura que ayude y permita una gestión del conocimiento eficaz, la tecnología actuaría como elemento clave facilitador del proceso de gestión de los activos intangibles de la organización.

Cada organización es única y los métodos necesarios para identificar donde reside su capital intelectual son también diferentes [SVEI99]. Sin embargo, es vital, aceptar un modus operandi común y adoptar una metodología estructurada. El valor de contribución de cada persona debería ser reconocido, del mismo modo que ellos están compartiendo el conocimiento que tienen sobre otras áreas de la organización. Éste es precisamente el papel de la tecnología: dotar de significado al conocimiento compartido, transformarlo de forma que pueda ser usado y hacerlo accesible a toda la organización [TIWA00].

Para alcanzar el éxito en un programa de Gestión del Conocimiento es necesario designar a una persona que sea la que lidere el proceso. El encargado del "conocimiento" podría identificar donde se encuentra el conocimiento dentro de la organización y como puede ser compartido y también diseñar un plan sobre como este conocimiento podría ser almacenado para ser compartido en el futuro. EÉste encargado del conocimiento será el líder de un equipo de trabajadores del conocimiento que estará formado por todos los miembros de la organización. El trabajo en equipo es fundamental en el sentido que "Un auténtico equipo es una destreza pertinente más que la simple suma de sus partes" [KATZ94].

El activo más importante de una empresa en el siglo XX era su equipo de producción. El activo más importante de una institución (sea o no empresarial) del siglo XXI serán sus trabajadores del conocimiento y la productividad de los mismos.

La productividad del trabajador del conocimiento casi siempre exigirá que el propio trabajo sea reestructurado y pase a formar parte de un sistema" [DRUC99].

3.1 Herramientas Tecnológicas facilitadoras de la Gestión del Conocimiento.

El estudio de las herramientas de software que soportanapoyan la gestión del conocimiento evidencia la existencia de diversas arquitecturas usadas [GRAU01]. En este apartado trataremos de revisar brevemente cuatrocinco herramientas tecnológicas que nos facilitarán el proceso de gestión del conocimiento en toda su amplitud, es decir, desde su identificación a su posterior uso.

Es importante señalar que estas herramientas no deben de sustituir a las ya tradicionales herramientas de gestión de proyectos. Por el contrario, son un complemento que aborda una componente del proyecto -el conocimiento- difícil de gestionar con las primeras.

1. FirstClass es una herramienta del grupo Centrinity basada en el sistema cliente-servidor que emplea estos dos componentes para maximizar el rendimiento y la seguridad del sistema. Entre sus características debemos destacar su entorno amigable que permite la comodidad y facilidad de uso, tiene la posibilidad de conectarse a una Intranet que permite el Workflow y el Groupware para colaborar y trabajar en grupo, permite también la conectividad remota desde cualquier parte del mundo, permite publicar contenidos no sólo en la intranet sino también hacia fuera, permite la gestión de recursos básicos como correo, agenda y libreta de direcciones, permite administrar usuarios y el propio sistema, y tiene un potente sistema de búsqueda, en definitiva tenemos un portal de conocimiento que nos facilita la colaboración y el trabajo en equipo y permite aumentar nuestra base de conocimientos.
2. Microsoft Sharepoint Portal Server, es la herramienta de Microsoft para organizar, encontrar, gestionar y compartir información en una organización. Combina la habilidad para crear rápidamente portales web corporativos, con funciones de gestión de documentos, servicios de búsqueda y opciones de colaboración. Es compatible con los programas de la familia Microsoft.
3. KSS TechTracs, es una familia de módulos individuales con configuración flexible que, permite seleccionar la solución que mejor satisfaga las necesidades de una organización del conocimiento. El sistema permite a la organización identificar, capturar, gestionar, compartir y beneficiarse de los activos intelectuales de la organización. Los módulos clave son: un gestor de novedades, un gestor de proyectos, un gestor de patentes, un gestor de licencias, un gestor de gastos, un gestor de contactos, un gestor de eventos y un gestor de webs.
4. Knext es una herramienta tecnológica basada en la red que permite y facilita la implantación de diferentes iniciativas de negocios, programas y actividades dentro de las áreas de gestión del conocimiento, innovación, aprendizaje organizativo y comunidades de conocimientos. La herramienta facilita la participación y el trabajo y colaboración en equipo, permite la recuperación del conocimiento estructural y su difusión, permite gestionar los procesos de gestión del conocimiento y puede constituirse como un portal de conocimientos estructurado. Las ventajas que ofrece son:

• Es una herramienta diseñada a la medida, considerando la naturaleza de cada organización, sus necesidades de gestión del conocimiento y sus procesos básicos.
• Es flexible y dinámica, pudiendo adaptarse a los cambios de la organización y del entorno.
• Funciona en un entorno web.
• Es fácil de usar.
• Aporta una visión integral del proceso de Gestión del Conocimiento de la organización.

1. Lotus Notes:, es la herramienta que ha ido a la vanguardia en el fomento de la colaboración en el trabajo en grupo, en cierto modo Notes era una herramienta de gestión del conocimiento antes incluso de que se acuñara el neologismo: "El producto más utilizado para la gestión del conocimiento es Lotus Notes", aseguró Jim Bair, de Gartner Group [BAIR98]. La capacidad de buscar la información que se precisa es un elemento fundamental en la gestión del conocimiento, pero no suficiente. Lotus Notes es una herramienta de Trabajo en Equipo, más que de trabajo en grupo, es decir, una herramienta que facilita la colaboración, comunicación y coordinación de equipos de trabajo. Lotus Notes es líder en herramientas de trabajo en grupo y está experimentando un espectacular crecimiento tanto en número de empresas como de usuarios que lo utilizan Notes no pretende sustituir a herramientas del tipo Microsoft Project sino que es un apoyo a las mismas. La herramienta tiene una gran variedad de matices que hace que los diferentes usuarios la vean de distinto modo según el uso que le den. Así, Lotus Notes se puede ver como:

• Almacén de Objetos.
• Base de Datos documental.
• Gestor de correo electrónico.
• Cliente Internet.

4 APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS COMPETITIVOS

El Instituto de Gestión de la Innovación y del Conocimiento (INGENIO) es una reciente iniciativa del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) y de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV) para encauzar y potenciar la labor que grupos de ambas instituciones han venido desarrollando desde hace más de diez años sobre el estudio de los procesos de innovación y sobre el papel que desempeñan en ellos los diferentes actores (universidades y centros de investigación, empresas y gobiernos).

Adicionalmente, el Instituto ha iniciado una línea sobre la formalización del conocimiento en las organizaciones con el apoyo del grupo de gestión del conocimiento de la Universidad Tecnológica del Centro (Venezuela).

La misión del Instituto en la definición de su estrategia organizativa es contribuir al desarrollo de las regiones y organizaciones mediante la investigación, divulgación y formación en los métodos y modelos para la gestión de la innovación y del conocimiento. La forma operativa para obtener los resultados organizativos que garanticen la consecución de esta misión es a través de Proyectos Competitivos.

El desarrollo de un proyecto, desde su concepción inicial hasta su realización final y obtención de resultados, observado como una transformación de información y conocimiento, requiere unos datos, información y conocimientos de entrada, entre los cuales es imprescindible la "información y conocimientos históricos". Además requiereinputs, un flujo y una transformación de la informacióninformación y del conocimiento y esto genera unos resultados tangibles y también un nuevo capital intelectual que podemos denominar "lecciones aprendidas" [REYE01].

El objetivo es pues usar los recursos intangibles, de la manera más eficaz y eficiente de manera que se garantice el aprendizaje y la mejora continua.

Para lograrlo eEl Instituto está comenzando la implantación opera con unade NOTES como herramienta que facilitapara facilitar, la identificación del conocimiento útil, su disponibilidad y su utilizaciónen el entorno de la elaboración de propuestas. de proyectos competitivos, el acceso al conocimiento histórico de la organización, la recogida del nuevo conocimiento que se genere y el posterior almacenamiento de las lecciones aprendidas tanto durante las fases de elaboración de propuestas como de realización de los proyectos.

Las bases de datos compartidas y las aplicaciones de Notes contienen información explícita que los expertos en gestión del conocimiento consideran esencial para la empresa; los datos explícitos residen en documentos; la información tácita, con frecuencia la parte de conocimientos de la empresa más valiosa, bulle en las mentes de los empleados. Suele suceder que esta información no sale a la luz a menos que alguien formule una pregunta concreta.

Las bases de datos de debate, presentes en Notes desde el principio, son el modo de convertir la información tácita en explícita: Notes promueve el intercambio de conocimientos.

NotesEste proceso permite la consecución de uno o más de estos objetivos esenciales para la institución:

• eficacia en la reutilización de conocimientos recopiladosadquiridos.;
• capacidad de respuesta en el manejo de recursos ante sucesos inesperados;
• aprendizaje, mediante el intercambio de conocimientos entre los empleados para el enriquecimiento común;
• innovación, rompiendo barreras temporales y geográficas para reunir a gentes y compartir ideas.

Estas cuatro características demuestran un principio fundamental de la gestión del conocimiento: los conocimientos son información en contexto.

5 CONCLUSIONES

• La Gestión del Conocimiento y todo el Capital Intelectual que envuelve ha dejado de ser una moda en el terreno de la consultoría de gestión para convertirse en una realidad obligada por el desarrollo tecnológico y la necesidad que tienen las organizaciones empresariales y no empresariales en crear riqueza. Dado que el proyecto es cada vez más empleado como método para lograr objetivos, su aplicación a este ámbito parece al menos conveniente.
• Sustentada en el binomio información y conocimiento, esta gestión, esté donde esté, necesita de una red telemática muy abierta y fácil de utilizar por los miembros de la organización, de tal suerte que estos puedan volcar en ella sus conocimientos y experiencias, generándose un círculo virtuoso cuyo radio aumenta mediante la retroalimentación.
• En el entorno del proyecto, la utilización de estos conceptos, y la tecnología que los apoya, abre la oportunidad de mejorar la eficiencia y la eficacia del necesario conocimiento para el mismo.

El papel de las personas y el compromiso de la dirección hacia los proyectos es evidente, tanto como la importancia de la tecnología como elemento facilitador.

Todas las organizaciones deberían reconsiderar el valor real del conocimiento que poseen en sus recursos y asumir que el hecho de saber más y mejor puede marcar su ventaja competitiva.

Las organizaciones no sólo deben disponer de medios tecnológicos para la generación, síntesis y transmisión del conocimiento, sino que deben existir otros sistemas que faciliten el flujo de conocimientos.

Se han visionado algunas herramientas tecnológicas que facilitan la gestión del conocimiento y se ha definido de forma más precisa una de ellas, Lotus Notes, por considerar que es una de las más completas que existen en el mercado y por su justificación dentro del Instituto de investigación de los que suscriben el artículo.

6. BIBLIOGRAFIA REFERENCIADA

7 CORRESPONDENCIA

Hermenegildo Gil Gómez

Profesor Ayudante de Escuela Universitaria

Departamento de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad.

Instituto de Gestión de la Innovación y el Conocimiento (INGENIO).

Universidad Politécnica de Valencia

Camino de Vera, s/n, 46071 Valencia

Teléfono: 96 3877682

Fax: 96 3877689

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