EL PROCESO PRESUPUESTARIO DE LOS PROYECTOS

^1PJosé María Torralba Martínez

¹Departamento de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad

Universidad Politécnica de Valencia

RESUMEN

Se plantea que la técnica presupuestaria basada en la contratación administrativa debe replantearse sobre bases más generales, con el fin de su aplicación a: 1) otros tipos de proyectos (diseño de producto, informáticos, telemáticos, etc.), 2) las distintas fases del ciclo de vida, y 3) otros trabajos profesionales (consultoría, auditoría, etc.).

1. INTRODUCCIÓN.

El presupuesto de los proyectos en España se viene organizando en torno a la técnica que establece la legislación de contratación administrativa. Por ello, se orienta principalmente a obras de construcción (edificación y obra civil), y debe ser un planteamiento atractivo, a juzgar por la duración que está teniendo este enfoque. Éste se dirige a la fase de ejecución y sobre la base de mediciones detalladas.

Diversos hechos presentes en nuestra realidad, como los siguientes: 1) la importancia que tienen hoy en día otros tipos de proyectos, muestra de lo cual son los: a) de diseño de producto, b) informáticos, c) telemáticos, etc.; 2) la necesidad de realizar presupuestos en diversas fases del proceso proyectual: a) Fase 0: Orden de Magnitud, b) Fase 1: Estudio preliminar o Estudio de viabilidad, c) Fase 2: Anteproyecto, o Proyecto básico, o Diseño básico del Proyecto; y 3) la necesidad de presupuestar otros trabajos profesionales, como: a) informes de consultoría, b) auditorías, etc.; exigen plantearse el presupuesto sobre bases más generales, que es a lo que apunta esta comunicación.

En ediciones anteriores de este Congreso, se le viene dando importancia al Presupuesto del Proyecto, expresión del interés que presenta también en la Sociedad.

El objeto general de esta comunicación es presentar un esquema para presupuestar proyectos en general, pretendiendo que cubra los presupuestos de las diversas fases del ciclo de vida y también los presupuestos de otros tipos de trabajos profesionales (consultoría, auditoría, etc.).

2. el proceso presupuestario.

El proceso presupuestario de un proyecto se puede estructurar en torno a los siguientes aspectos que lo caracterizan: a) etapas, b) documentos en que se estructura, c) recursos económicos que se consideran y sus costes, d) recursos y costes explícitos e implícitos, e) fases del ciclo de vida a las que se asignan los recursos, f) formas alternativas de presentación, y g) la información de cada recurso.

3. ETAPAS PARA REALIZAR EL PRESUPUESTO.

Las etapas para presupuestar son las que se muestran en el cuadro 1.

Etapas para realizar el presupuesto Medición de los productos a obtener, de su proceso, etc. Identificación y descripción de los recursos. Estimación de las productividades físicas de los recursos. Estimación en unidades físicas de la cantidad de cada uno de los recursos. Valoración económica: unitaria (de recursos, de productos intermedios) y total. Acumulación de valores económicos

Cuadro 1: Etapas para realizar el presupuesto.

1. Documentos que se incluyen en el presupuesto.

El presupuesto es, como se conoce, uno de los documentos principales de todo proyecto. A su vez, este documento se estructura en subdocumentos, que aparecen en el cuadro 2.

Cuadro 2: Subdocumentos del documento presupuesto.

1. recursos económicos QUE SE CONSIDERAN y sus costes.

Como se conoce, los recursos económicos o factores de producción se pueden resumir de manera elemental como se muestra en el cuadro 3. Cada uno de los recursos al ser utilizados en un proyecto da lugar a los costes o retribución correspondientes, siempre referidos a las condiciones concretas del proyecto, que permiten establecer el presupuesto.

Cuadro 3: Esquema elemental de los recursos económicos o factores de producción.

Los costes que se consideran en los presupuestos en general, de cualquier tipo de proyecto, son los que aparecen en el cuadro 4. No se hace referencia aquí a la bien conocida clasificación de los costes en directos e indirectos.

Cuadro 4: Recursos económicos y costes que se consideran en el presupuesto de un proyecto.

Se ha explicitado el concepto de subcontratación, que es muy frecuente hoy en día. Este concepto puede aparecer explícitamente en el presupuesto en el caso de que se desee hacer constar expresamente.

1. RECURSOS Y COSTES EXPLÍCITOS E IMPLÍCITOS.

Procede indicar, que los distintos recursos económicos y costes, pueden aparecer en los presupuestos de dos formas, según se muestra en el cuadro 5.

Cuadro 5: Recursos y costes explícitos e implícitos

Al cliente, le interesa que aparezcan los recursos y sus costes de forma explícita, pero no siempre es así, como en la Partidas Alzadas. En cualquier caso, el presupuesto debe ser completo y por lo tanto debe recoger todos los recursos económicos y costes, bien sea de forma explícita o de manera implícita.

1. FASES DEL CICLO DE VIDA A LAS QUE SE ASIGNAN LOS RECURSOS.

Interesa considerar que en un proyecto y su ejecución puede haber recursos que se incorporan de forma permanente durante todo el ciclo de vida y otros que lo hacen temporalmente, lo que muestra el cuadro 6.

Cuadro 6: Los recursos y su periodo de incorporación al proyecto.

Ejemplo de incorporación permanente: un microordenador que forma parte del sistema físico necesario para informatizar un gimnasio. Ejemplo de incorporación temporal: una estación de trabajo propiedad del proveedor en la que se desarrolla un software a medida.

1. FORMAS ALTERNATIVAS DE PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Los datos económicos se pueden presentar al promotor con distintos enfoques, como los siguientes: 1) separando totalmente los distintos tipos de recursos: trabajo personal por un lado, componentes que se incorporan por otro, etc., 2) agrupando distintos tipos de recursos, tomando como principal: 2.1) uno de los recursos, que puede ser: a)el recurso trabajo personal, b) un recurso componente, c) etc.; 2.2) unidades de actividad (productos intermedios a obtener, etapas del proceso, etc. - un ejemplo bien conocido son las unidades de obra de los proyectos de construcción-). Véase el cuadro 7.

Por ejemplo, en el presupuesto de software a medida suele ser frecuente considerar una forma de presentación que toma como referencia principal el trabajo personal, al que añade el resto de los recursos. Se trata, por tanto, de una forma de agrupación de recursos, en torno a uno de los recursos, en concreto el trabajo personal.

Cuadro 7: Formas alternativas de presentar el presupuesto de un proyecto.

1. LA INFORMACIÓN DE CADA RECURSO EN EL PRESUPUESTO.

En el proyecto debe aparecer de cada uno de los recursos que se consideran al menos la información que se indica en el cuadro 8. El ejemplo se refiere al recurso trabajo personal en un proyecto informático o telemático, de forma simplificada.

2. CONCLUSIÓN

La aplicación de la técnica presupuestaria a proyectos que no son de construcción, exige plantearla sobre bases más generales, y partiendo de que la técnica presupuestaria de proyectos y otros trabajos profesionales se encuadra en la Contabilidad de Costes y de Gestión.

Reconocimientos. José Manuel Santaúrsula Sala y Martín Darío Arango han realizado una importante colaboración en la comunicación.

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Cuadro 8: La información de cada recurso en el presupuesto.

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CORRESPONDENCIA: José Mª. Torralba Martínez, Universidad Politécnica de Valencia - Escuela y Facultad Informática, Campus de Camino Vera, 46.071 Valencia, e-mail:jtorral@omp.upv.es Tel. 96.387.76.88-0; 96.387.70.07 Ext.6880 y 6800 Fax 96.387.72.19