INFLUENCIA DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

José Javier Molina Pérez (p) Iberdrola Ingeniería y Consultoría S.A. (IBERINCO)

Jesús Cadenas Rodríguez. Iberdrola Ingeniería y Consultoría S. A. (IBERINCO)

 

RESUMEN

El objeto del escrito "Influencia de las Nuevas Tecnologías en la Gestión de Proyectos" es hacer una descripción de las actuales tendencias de integración de las herramientas de gestión de proyectos. En la actualidad los sistemas de gestión tienden a la integración y a la ubicuidad de las herramientas, lo cual se consigue mediante las tecnologías WEB. La práctica totalidad de empresas de desarrollo de herramientas de gestión están o han migrado a este tipo de tecnologías. En este escrito se analizan algunas de las posibilidades, que en la actualidad nos ofrecen las empresas de software así como aquellas empresas que ofrecen servicios de gestión en línea vía WEB.

TEXTO

Empezaremos por definir la gestión de proyectos como la aplicación del conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de proyecto para cumplir los requerimientos del mismo.

En este artículo trataremos fundamentalmente las nuevas herramientas que la tecnología pone hoy en día a nuestra disposición para mejorar la gestión de proyectos. Aunque muchas de las herramientas y tecnologías que se citan más adelante son comunes a muchos tipos de proyectos, nos centraremos en proyectos industriales cuyas fases fundamentales son: oferta a un Cliente, diseño básico y de detalle, aprovisionamiento, construcción y montaje, puesta en marcha y entrega de la instalación.

En la ejecución de un proyecto el equipo de proyecto emplea sus habilidades en manejar los procesos técnicos que incluyen la ingeniería y el diseño y los procesos de gestión. Los procesos de gestión son: la integración, alcance, tiempos, costes, calidad, recursos humanos, aprovisionamiento, riesgo y comunicación.

Es conveniente resaltar que todos estos procesos no son lineales sino que son procesos iterativos y por lo tanto muchas de sus fases son retroalimentadas por diferentes medios; razón por la cual en las herramientas disponibles el grado de integración entre herramientas es un factor clave.

En un proyecto intervienen muchos agentes de diferentes organizaciones. La misión del gestor del proyecto es comunicarse de forma adecuada y rápida con todos los agentes y facilitar la comunicación entre ellos. Entre estos agentes externos están el Cliente o receptor del proyecto, las ingenierías, los fabricantes, los organismos oficiales, los constructores y montadores y otros agentes que completan el puzzle.

Es muy importante para esta comunicación y relación entre agentes, las herramientas y tecnologías disponibles que nos permiten agilizar y guiar las relaciones y flujos de trabajo entre los agentes como veremos más adelante.

Integración

La relación entre agentes, procesos técnicos y procesos de gestión es total y por lo tanto el paso de información y la actuación condicionada en los diferentes procesos, es fundamental para el éxito de la gestión de estos procesos.

De forma gráfica podríamos dividir las necesidades de herramientas y su integración en tres capas de mayor a menor nivel de integración.

En la gráfica se pueden ver aquellas áreas que interactuan entre varias capas, como por ejemplo el caso de la Gestión Documental que cubre todo el espectro de herramientas que intervienen en un proyecto (figura 1).

A lo largo de la exposición veremos algunos ejemplos de aplicación de nuevas tecnologías a la gestión en áreas de las tres capas definidas y su grado actual de integración.

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 1

Evolución de la tecnologías

Sin entrar en demasiados tecnicismos ni profundidades vamos a hacer un recorrido por la evolución de las tecnologías de los sistemas de información en los últimos quince años debido a que la gestión de proyectos en la actualidad esta apoyada por herramientas que se han desarrollado hace años y que de alguna forma han migrado en mayor o menor medida a las nuevas tecnologías existentes.

  • Los sistemas de información comenzaron con el concepto de "Main Frame" con terminales "tontos" donde las operaciones se hacían en una máquina central conectada a terminales de entrada/salida de datos con un interfase de usuario muy poco amigable. Las redes de comunicaciones eran propias y la flexibilidad muy baja. En este entorno se desarrollaron muchas herramientas de gestión de empresa y cálculos técnicos.

  • El siguiente paso ha sido las herramientas desarrolladas para estructrua Clientes/Servidor conectadas mediante una "LAN" y estas entre si mediante una "WAN". La característica fundamental de esta estructura es que permite conectar varias LAN entre si pero tiene el inconveniente de que parte de las herramientas se procesan en el PC del usuario y parte en el servidor, lo cual provoca una necesidad elevada de mantenimiento de versiones y sobre todo dificultades en la coordinación de software distinto y versiones diferentes, especialmente si se están relacionando agentes de varias organizaciones. En este entorno están desarrolladas la mayoría de las aplicaciones de ingeniería, de diseño CAD y de gestión; muchas de las cuales provienen de entornos anteriores.

  • En la actualidad las herramientas de gestión de proyectos están migrando a entornos WEB debido a las innumerables ventajas que conlleva aunque persiste todavía un problema de comunicaciones dado que el ancho de banda necesario sigue siendo un cuello de botella.

  • Acceso vía WEB a instalaciones no WEB. Transformación de herramientas no basadas en WEB en entornos de trabajo WEB puede paliarse actualmente mediante algunas soluciones como la que presenta la empresa Citrix (www.citrix.com).

El conjunto de herramientas que propone esta compañía, permiten que las aplicaciones existentes MainFrame y Cliente/Servidor puedan estar disponibles mediante un navegador estándar, tanto para interactuar con la aplicación (que se ejecutaría en el servidor) como la publicación de documentos planos y/o pantallas de datos procedentes del Servidor/Servidores.

En la figura 2 se ve la topología de una instalación que permite acceso vía LAN, WAN, e Internet.

Un ejemplo de la aplicación de estas tecnologías podría ser la publicación en remoto vía WEB de una base de datos documental de un proyecto residente en el servidor de la oficina, que permitiera llamar documentos y planos desde cualquier lugar como por ejemplo: desde la fábrica de un suministrador, desde la obra del proyecto, durante un viaje de cualquier miembro del proyecto, desde el hotel u otra oficina.

Figura 2

Igualmente cualquier persona puede trabajar contra un programa de cálculo, de gestión, etc., desde cualquier lugar contra la aplicación que reside en la oficina central.

Con este tipo de solución los diferentes programas de gestión del proyecto residentes en los servidores de la oficina son accesibles por diferentes participantes (Técnicos propios, Clientes, Suministradores, etc) mejorando la respuesta vía internet ya que hace "fina" la información que envía y recibe el servidor.

Herramientas de trabajo colaborativo.

Desde hace unos años las empresas usan sistemas PDM (Product Data Management) para la ayuda en la gestión de los ciclos de vida de los productos dentro de los departamentos de ingeniería o de producción. Un sistema PDM permite documentar el proceso del desarrollo de un producto, organizando, controlando y gestionando los accesos a todos los datos que definen el producto. Estos datos pueden incluir ficheros CAD/CAM/CAE, especificaciones, programas y planes de procesos de producción, análisis de modelos, resultados de tests y otros tipos de información.

Desde hace dos años los sistemas PDM fueron revolucionados por software basado en tecnologías de Internet. Estos crearon la oportunidad para muchos departamentos de diferentes empresas de compartir datos de ingeniería sobre Internet. Esta idea ha permitido redefinir los sistemas PDM, a la palabra PDM se añaden las letras "e" de electrónico o "i" de Internet, pero en definitiva caminamos hacia un estatus superior denominado CPC (Collaborative Product Commerce).

Las soluciones colaborativas basadas en la WEB permiten a los clientes, partners, suministradores y a los miembros de toda la organización colaborar en el ciclo de vida del producto. Estas soluciones ofrecen una completa red de herramientas y procesos que pueden ser utilizados no ya a un nivel de empresa, sino entre empresas como una nueva estrategia, permitiendo por su innovación una expansión en un nuevo mercado de oportunidades.

El concepto de CPC va más allá de las funciones de gestión y almacenamiento de datos encontradas en un PDM. CPC aporta soluciones en los puntos críticos del producto dentro de los procesos de su ciclo de vida, incluyendo gestión de proyectos, gestión de requisitos, gestión de desarrollo de productos virtuales (VPDM, Virtual Product Development Management), gestión de componentes y suministros (CSM, Component and Supplier Management), ingeniería de procesos asistida por ordenador (CAPE, Computer Assisted Process Engineering), integración con el diseño CAD/CAM/CAE, mantenimiento, reparación e inspecciones (MRO, Maintenance, Repair and Overhaul), integración con otros sistemas de la empresa (ERP integration, Enterprise Resource Planning), gestión y visualización de documentos. Todo ello dentro de un entorno en lo que se ha denominado "Web-based portals", permitiendo a los usuarios participar en los procesos de desarrollo de un producto en un sistema colaborativo dentro de la empresa o entre empresas.

Un sistema CPC debería incorporar las siguientes características:

  • Arquitectura web nativa

  • Interface de usuario amigable ("friendly")

  • Soporte gráfico y multimedia

  • Soporte/Almacenamiento para todos los tipos de datos ("Object-oriented database")

  • Buscadores de información ("Search Engines")

  • Adaptación ("Customization") de la herramienta a las necesidades del usuario

  • Interface con usuarios que no participan en el ciclo de vida

Modalidades

Los modelos de negocio están cambiando, de sistemas denominados "push", donde el fabricante impone sus reglas en el mercado, a otro radicalmente distinto denominado "pull", donde es el consumidor el que marca las pautas de la producción. Decide qué, cómo y cuándo lo quiere, y además dice hasta cuándo está dispuesto a pagar. Esta nueva cadena dibuja un horizonte donde clientes, socios y suministradores estarán integrados, debiendo crearse la infraestructura adecuada para que todos los agentes interactúen.

Dentro de lo que hemos denominado herramientas de trabajo colaborativo podemos encontrar dos modalidades: ASP (Application Server Provider) y CPC (Collaborative Product Commerce).

Proveedores de Servicios de Aplicación

Básicamente la idea es externalizar a terceros la gestión de las aplicaciones permitiendo a las empresas eliminar el coste diario que supone la gestión de Tecnologías de la Información, los gastos en compra de licencias y el desembolso monetario en el que incurren con objeto de instruir a sus empleados en las emergentes tecnologías. Estas ventajas son especialmente importantes para las pequeñas y medianas empresas.

En un primer momento, estos proveedores de servicio de aplicación estaban especializados en la gestión de un par de soluciones verticales y poseían un ámbito de actuación limitado, en el futuro nos encontraremos con ASPs con una oferta más extensa y sin limitaciones geográficas. En España, se prevé que el mercado ASP llegará en el 2006 a los 150.000 millones de pesetas, divididos así: 65% por alquiler de aplicaciones; 25% por servicios profesionales; y el 10% por acceso a la red.

  • Aprovisionamiento (market Place-ASP)

Un ejemplo claro de ASP son los portales de compra (Marketplace) donde se pretende concentrar proveedores y compradores y que normalmente están especializadas verticalmente; es decir por Sectores. Estos portales proporcionan herramientas on-line de compra bajo 2 modalidades Subasta inversa y Solicitud de Ofertas.

En ambos casos el usuario de la aplicación desde cualquier lugar, vía internet, y pagando un peaje de uso, puede hacer subastas inversas de los productos o servicios que desea comprar o enviar solicitudes de oferta para ser respondido por los diferentes proveedores. Este software de aprovisionamiento en muchos casos permite una gestión del pedido hasta la entrega, interactuando el proveedor y el comprador a través de la aplicación mediante el suministro de información del estado del pedido.

Esta solución tiene algunas limitaciones en cuanto a la personalización de la misma pero permite una gestión virtual de suministros sin necesidad de disponer de hardware y software ya que todo se realiza contra las máquinas y aplicaciones de la compañía ASP.

La confidencialidad de la información podría ser un problema.

Portales de aprovisionamiento existen varios que son de uso público y otros desarrollados por empresas para su uso exclusivo como es el caso de un gran número de compañías en la actualidad.

Igualmente existen algunos portales dedicados a proyectos que entre sus planes esta el virtualizar todos los procesos del proyecto y dar los servicios como "ASP". Los pocos que están abordando este asunto todavía lo tienen en desarrollo y no esta disponible.

  • Gestión de proyectos en base ASP.

Los proveedores de servicio de aplicación relacionados con la gestión de proyectos que actualmente más destacan en el mercado son:

Buzzsaw (ProjectPoint): http://www.buzzsaw.com

Cephren (ProjectNet): http://www.cephren.com

Infrastructure World (iwFramework): http://www.infrastructureworld.com (En construccion)

ProjectSolve: http://www.projectsolve.com

OnProject: http://www.onproject.com

Ingeniar: http://www.ingeniar.com

En la mayoría de estos portales se pueden encontrar herramientas colaborativas para: seguimiento de proyectos, comercio electrónico, gestión de recursos, centralización de la información, reprografía on-line, etc.

  • Comercio del Producto Colaborativo

Con la aparición de los CPCs las compañías pueden lograr una mayor colaboración entre los empleados (dentro de la empresa), y con los clientes, proveedores y asociados (empresa extendida). Estas nuevas tecnologías permiten mejorar los procesos en el desarrollo del producto: proyecto. Es decir, se obtienen mejoras mediante el uso de ingeniería concurrente, reutilización de componentes, reducción del ciclo del producto y costes, unicidad de datos, y todo ello dentro de un entorno colaborativo: ingeniería en Internet y diseño en cualquier lugar. Los equipos de proyecto pueden trabajar en tiempo real en diferentes sitios separados por el tiempo y la distancia.

A continuación se describen un conjunto distribuidores que presentan herramientas con soluciones CPC:

PTC (Windchill): http://www.ptc.com

MATRIX ONE (eMatrix): http://www.matrix-one.com

SDRC (Metaphase): http://www.sdrc.com

UGS (iMan): http://www.ugs.com

Oracle (eBusiness Suite): http://www.oracle.com

SAP (mySap): http://www.mysap.com

Conclusiones

Tener disponibles herramientas de trabajo colaborativo basado en aplicaciones WEB que permitan un grado de integración alto con herramientas especializadas, implican una serie de mejoras que enumeraremos a continuación:

  • Reducción de tiempos de ejecución de proyecto

  • Mejora de la productividad mediante la eliminación de tiempos no productivos, con un importante ahorro en la gestión administrativa. Según nuestra experiencia estos ahorros pueden ser del 50% para algunas áreas de gestión del proyecto.

  • Estandarización y homogeneización de los procesos y formatos.

  • Aumento de la calidad debida a la integridad de datos, consiguiendo una reducción drástica de errores.

  • Mejora de la gestión de cambios provocada por la comunicación instantánea y la integridad de datos modificados.

  • Permite la movilidad de los agentes intervinientes y un acceso simultaneo desde localidades geográficamente distantes.

  • Mejora sustancialmente las relaciones técnicas y comerciales con los colaboradores y Clientes.

Pero en esta vida no todo son ventajas y por lo tanto existen algunas barreras para que estas ventajas sean inmediatas como son:

  • Problemas con el ancho de banda

  • Alto mantenimiento de las aplicaciones

  • Dependencia total de funcionamiento del sistema

  • El papel no desaparece aunque se reduce

  • Barrera provocada por el cambio cultural del "como hacer las cosas"

Desde nuestra empresa IBERINCO estamos trabajando en la línea integrar nuestros procesos productivos en herramientas y plataformas que nos permitan obtener todos los beneficios enumerados anteriormente. Si estáis en una situación similar, o quisieras compartir experiencias estamos a vuestra disposición para ver las posibles formas de colaborar.